Travail à distance à grande échelle

On a dit que la nécessité est la mère de l’invention, et il semblerait que le même principe s’applique à l’innovation. Sans la présence de cette épidémie mondiale de la Covid-19, de nombreuses organisations ne se lanceraient pas dans une transition massive du travail à domicile. Et pourtant, c’est maintenant la situation socialement responsable dans laquelle elles se trouvent.

Notre expérience nous a appris que la planification, même relativement modeste, peut faire la différence pour le succès d’une stratégie de travail à distance efficace. Ainsi, bien qu’il y ait souvent une tendance à passer à l’action frénétique dans les premiers moments d’une crise, nous vous recommandons de prendre un moment pour bien faire les choses. Il est absolument possible de le faire rapidement et efficacement lorsque le besoin est grand et que le temps est court.

Pour tous ceux qui travaillent à déployer une vaste stratégie de travail à domicile, nous voulions fournir quelques conseils sur la façon de mettre en œuvre votre plan avec succès.

Votre plan devrait être parmi l’une de ces trois catégories principales :

1. Sécuriser l’accès aux données et outils

2. Collaborer aux outils et à la formation

3. Support mesurable pour votre personnel

Étape 1 - Est-ce que votre personnel accède en toute sécurité aux données et outils dont ils ont besoin?

Lorsque les gens commencent à se concentrer sur l'achat de tout ce qui est disponible, soyez calmes au centre de la tempête et concentrez-vous sur ce qui est important. Commencez par une respiration profonde et une évaluation de ce que vous avez.

Comprendre tous les outils dans votre sac de kit est une première étape importante en faisant l'inventaire de toutes les choses qu'une entreprise peut soutenir le travail à domicile. En outre, il est essentiel de déterminer qui est essentiel à l'entreprise et quelle est sa capacité actuelle de travailler à domicile. Cela signifie quels outils (matériel, ressources, technologie) utilisent-ils pour faire leur travail et peuvent-ils y accéder de manière utilisable?

Une fois qu'une organisation a identifié ses besoins, l'étape suivante consiste à évaluer ce qui est possible en fonction des options disponibles.

Au-delà du matériel, il est important que les gens aient accès à toutes les plates-formes et applications qu'ils utilisent au bureau. Très souvent, ceux-ci n'étaient pas conçus pour être accessibles en dehors des limites de sécurité du réseau de sécurité interne. Si les employés utilisent leur machine à domicile pour accéder à distance au travail, les plus grandes préoccupations concernent les autres appareils sur leur réseau domestique et si leur Wi-Fi domestique est sécurisé. S'ils utilisent une machine fournie par l'entreprise, y a-t-il des menaces que quelqu'un puisse accéder à leur réseau d'une autre manière?

En fin de compte, la question de la sécurité est la principale raison pour laquelle le travail à distance ne doit pas être précipité. Il est essentiel de savoir que toutes les informations critiques pour l'entreprise sont sécurisées et que vous n'exposez pas potentiellement l'organisation à une menace sérieuse. Plus de points d'accès au réseau signifient plus de chemins vers le danger à moins que vous n'ayez soigneusement scellé vos portes et fenêtres.

Au-delà de l’équipement, il est important que les gens aient accès à toutes les plates-formes et applications qu’ils utilisent au bureau. Très souvent, ceux-ci n’étaient pas conçus pour être accessibles en dehors des limites du réseau de sécurité interne. C’est ce que McOnie appelle « l’équilibre fragile entre productivité et sécurité ».

« S’ils utilisent leur ordinateur personnel pour accéder au travail à distance, les plus grandes inquiétudes concernent les autres périphériques sur leur réseau résidentiel et si leur Wi-Fi résidentiel est sécurisé. S’ils utilisent un appareil fourni par l’entreprise, y a-t-il des menaces que quelqu’un puisse accéder à leur réseau d’une autre manière ? a-t-il dit ».

En fin de compte, la question de la sécurité est la principale raison pour laquelle nous ne devons pas précipiter le travail à distance. Il est essentiel de savoir que toutes les informations critiques de l’entreprise sont sécurisées et que vous n’exposez pas potentiellement l’organisation à une menace sérieuse. Plus de points d’accès au réseau signifient plus de trajectoires vers le danger à moins d’avoir soigneusement scellé vos portes et fenêtres.

Étape 2 - Avez-vous les outils de productivité qui permettront la communication entre eux et les clients?

Avouons-le, nous, les humains, sommes aussi des êtres sociables tant dans notre vie professionnelle que dans notre vie personnelle. Et à juste titre. Très souvent, notre meilleur travail est réalisé lorsque nous collaborons et profitons des pensées et des initiatives des autres. C’est pourquoi une partie essentielle de la transition vers une expérience de travail à domicile implique de s’assurer que les gens peuvent toujours collaborer et communiquer efficacement entre eux et avec vos clients.

La toute première étape consiste à vous assurer d’avoir une plateforme basée sur le cloud afin qu’elle ne dépende d’aucun emplacement physique. Microsoft Teams est le leader du secteur et un excellent exemple de plate-forme cloud qui vous permet d’effectuer ou de participer à une conférence vidéo, de collaborer avec un collègue en temps réel sur un document ou d’échanger des idées via une conversation textuelle en cours qui se déplace avec eux d’un périphérique à l’autre.

Jason Evans est un Gestionnaire de produit basé à Winnipeg pour les solutions de collaboration chez Compugen, et son expérience lui a appris qu’il existe trois piliers importants d’un outil de collaboration d’entreprise moderne et efficace :

(1) Est-ce simple ?
(2) Est-il sécurisé ?
(3) Est-il agile et flexible ?

« La raison pour laquelle les plates-formes de collaboration comme Microsoft Teams et Cisco WebEx Teams dominent l’industrie est parce qu’elles obtiennent un score élevé sur les trois points de vérification d’Evans. Les équipes, par exemple, sont une plate-forme unique où les gens peuvent se connecter et collaborer activement virtuellement et en temps réel, leur permettant ainsi de travailler en toute sécurité à domicile. WebEx est profondément intégré à la technologie mobile telle que l’iPhone, ce qui lui confère un degré de simplicité et de familiarité avec la technologie que les gens utilisent déjà dans leur vie personnelle ».

« Les deux plates-formes ont des fonctionnalités de sécurité intégrées qui permettent aux gens de collaborer sans souci de la même manière qu’au bureau. L’inclusion de capacités multiplateformes signifie que les gens peuvent utiliser les outils sur un appareil de leur choix (ordinateur portable, téléphone, tablette ou autre). Ajoutez à cela la polyvalence de travailler de n’importe où à tout moment et vous constaterez peut-être que les gens sont plus accessibles à la maison qu’au bureau ».

Étape 3 - Pouvez-vous assister votre personnel afin qu’il puisse être efficace?

Le passage à un programme de travail à domicile peut être étranger à certaines personnes, donc un nouvel environnement avec ce qui est potentiellement un tout nouveau protocole de travail va avoir besoin de soutien. Votre personnel doit comprendre quels sont les outils, comment les utiliser et combien il est important de rechercher du soutien si nécessaire.

Selon Dana Khashashna, Directrice de la transformation des services chez Compugen, fournir un tel support sera un effort à multiples facettes.

« Le meilleur endroit pour commencer est de donner à votre équipe les outils nécessaires pour s’aider lorsque possible, a-t-elle déclaré. S’ils travaillent avec des plates-formes, des protocoles ou des applications différents de ce qu’ils utilisaient au bureau, vous devez fournir un accès à une formation complète afin qu’ils connaissent suffisamment ces outils pour pouvoir effectuer eux-mêmes une partie du dépannage ».

Lorsque le temps est court, envisagez des sessions de formation enregistrées sur vidéo, accessibles sur demande, renforcées par des manuels en ligne que le personnel peut consulter au besoin.

L’étape suivante consiste à créer une FQR avec des réponses aux problèmes les plus courants rencontrés par un service d’assistance ou une ligne d’assistance. « Cela pourrait inclure des captures d’écran du nouvel équipement qu’ils sont sur le point de recevoir avec des instructions comme Voici un instantané de votre nouveau système d’exploitation et voici les dix questions les plus fréquemment posées sur cet environnement, a suggéré Khashashna ».

S’ils sont alors incapables de résoudre le problème eux-mêmes et ne peuvent pas mener leur travail à bien, il est important qu’ils aient des instructions claires sur où et comment demander de l’aide. C’est là que la hotline peut entrer en jeu, ou peut-être qu’il y a une option de bavardage MI (messagerie instantanée) en direct qu’ils peuvent utiliser. Quel que soit le format, il faut préciser quel est le point de contact et comment y accéder. La dernière chose que vous voulez, c’est que les gens ne savent pas comment obtenir de l’aide.

Bien entendu, la prise en charge de votre équipe à distance va au-delà de la simple fourniture de protocoles de dépannage. Pour beaucoup d’entre eux, le travail à domicile sera un tout nouveau monde. Ils peuvent avoir du mal à s’adapter au travail dans un environnement rempli de distractions. C’est une bonne idée de fournir aux nouveaux télétravailleurs un guide de « trucs et astuces » pour gérer la transition avec succès. Des choses telles que la désactivation du bruit de fond lors des conférences téléphoniques ou le fait de s’assurer qu’ils sont toujours habillés de manière appropriée au travail pour les vidéoconférences peuvent aider à faciliter la transition. L’enregistrement rapide des appels avec des coéquipiers ou des gestionnaires peut également être un excellent moyen de démarrer la journée, de découvrir et de surmonter les problèmes et les préoccupations normalement discutés autour de la machine à café.

Rappelez-vous, cette transition vers un environnement de travail à domicile peut sembler inquiétante mais pour de nombreuses personnes chez Compugen, c’est une simple routine ! Non seulement une grande partie de notre équipe travaille à distance, mais nous avons également aidé de nombreuses sociétés à effectuer cette même transition en douceur et avec succès.

Alors n’hésitez pas à tendre la main si vous avez besoin d’un coup de main ou tout simplement pour obtenir quelques conseils rapides. Nous sommes là pour vous aider !